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公文眉首写作

时间:2010-12-15 16:16来源:未知 作者:蝈蝈 点击:
眉首,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4MM处印一条红色反线与主体隔开。 一、公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号0288,即表示此份具体文件

                                             

 
眉首,包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。发文字号之下4MM处印一条红色反线与主体隔开。
 
一、公文份数序号
 
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如份号“0288”,即表示此份具体文件是该文印发的第288号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。编制份数序号至少应不少于两位,即“1”编为“01”。
 
使用份数序号主要是有密级的公文。其作用是便于机密文件的分发和回收,有利于提高受文机关和阅读者的保密责任感。一旦出了问题,也便于追查,明确责任归属。如发文机关认为有必要,也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。因此,发文机关在发文和收文机关在收文时,都要登记份数序号。
 
二、秘密等级和保密期限
 
秘密等级就是公文内容涉密程度的等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。我国《保密法》将秘密等级分为:绝密、机密、秘密三级。应根据公文内容恰当划分密级,不能过宽或过严。“绝密”是最重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害;“机密”是国家的秘密,泄露会使国家安全和利益受到严重损害;“秘密”是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损害。在国家行政机关的公文中应按照上述要求在公文中标识公文的秘密等级。
 
如需标识秘密等级,用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用★号隔开。如“绝密★1年”。
 
三、紧急程度
 
紧急程度,是指送达和办理公文的时限要求。目的是保证公文处理的时效性。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”,其中电报应标“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
 
标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
 
四、发文机关标识
 
发文机关标识,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“广东省人民政府文件”、“广州市公安局文件”;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。一般来说,行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加“文件”两字。
 
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”2字置于发文机关名称的右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。可将发文机关字号缩小,行距缩小。
 
发文机关标识位置有两种。第1种用于平行文或下行文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(即留出天头62mm),也就是留出25mm(约2行)位置用于标识上述的份数序号、密级和紧急程度。即使不需要标识这3项要素,也要留出这段空白。第二种仅限于上行文,即对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心为80mm,即要留出55mm的空白供上级机关批示文件用,也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头117mm。
 
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。现行“国务院文件”的字号即是22mm╳15mm。
 
五、发文字号
 
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。其位置在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,不要把“2019”简化为“19”,用六角括号“〔 〕”括入,不要用方括号“[ ]”或半圆括号“( )”。序号是发文的流水号,一般都按文件的形式统一编,即是哪一个部门主办的,只要是同一发文形式,就要统一按顺序编号。序号不编虚位(即1不编为01或001),不加“第”字。如“穗府〔2001〕12号”,表示广州市人民政府在2001年度内的第12号文。“粤府办〔2001〕2号”表示广东省人民政府办公厅在2001年度内发的第2号文。
 
发文字号中的机关代字,要由一定范围内的领导机关,对自己直属机关的单位代字统一编定,以免重复、混乱。编好后要保持稳定。机关代字一般由2个层次组成。第1层次是发文机关代字,第2层次是发文机关主办文件的部门的代字,如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等,“铁”代铁道部,“办”、“财”代主办这铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。的有机关代字还包含其他的层次,如国务院发文的机关代字有“国发”、“国函”,“国”代国务院,而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。有的文件机关代字有七八个、十几个字之多,可能各有其所代的层次,但尽量以简化为好。
 
行政机关之间联合行文的发文字号,只标主办机关的发文字号。与其他机关联合行文,原则上应使用排列在前的机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。发文字号的作用是便于分类归档,查找及引用。
 
发文字号的位置在发文机关标识下空2行,发文字号之下4MM印一条与版心同宽的红色反线(实际掌握发文字号只要不贴红色反线即可)。发文字号应居中排列。
 
 六、签发人
 
上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。这时,发文字号不要居中。发文字号居左空1字,签发人居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
 
如果有多个签发人,或者有的文件按规定,还需要标注会签人,那么,发文字号应始终放在红色反线之上的最后一行,文件主办单位的签发人要始终放在最上面的位置;其他签发人或会签人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列,最后的签发人或会签人要与发文字号同处一行平行排列;如果3行位置放不下,将红色反线下移,但排列顺序和原则不变,发文字号居左空1字和签发人姓名居右空1字的要求不变。发文字号和最后一个签发人与红色反线仍保持4mm的距离。
 

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